BK Group

dQsuite: Projects

Neuer CRM Hub für die bk Group AG erleichtert die ganzheitliche Kundenbetreuung

Alle aktuellen Kundenprojekte, Aufgaben und Kontakte immer im Blick: Die Digitalisierungsspezialisten von VINTIN dQnow haben für den international erfolgreichen Retail-Dienstleister bk Group AG eine individuelle CRM-Lösung entwickelt. Das Low-Code-Design auf Basis von Microsoft Power Apps beschleunigte die Entwicklung und vereinfachte die Integration in die vorhandene IT-Landschaft.

Das Unternehmen

Benetton, Desigual, Hilfiger, Lacoste, Marc O‘Polo und viele andere der weltweit bekanntesten Marken vertrauen bei der Gestaltung und Betreuung ihrer Filialen auf die Kompetenz der bk Group AG. Der europaweit agierende Generalunternehmer realisiert innovative Ladeneinrichtungen und anspruchsvolle Komplettausbauprojekte für unterschiedliche Branchen. Ob verkaufsstarke Shop-Erlebniswelten oder individuelle Innenausbauten für Fitness-Studios, Arztpraxen oder Autohäuser – die Spezialisten der bk Group AG liefern Lösungen, die nach höchsten Funktions- und Gestaltungsansprüchen entwickelt werden.

Das Unternehmen mit Hauptsitz im fränkischen Endsee wurde 1999 gegründet und beschäftigt heute 200 Mitarbeiter aus 33 Ländern. Mit Zuverlässigkeit, Expertise, Effizienz und erstklassiger Bauausführung hat sich die bk Group AG einen Namen in ganz Europa gemacht. Auch auf die Maintenance- und Facility-Services des Unternehmens ist jederzeit Verlass. Ganz gleich, ob es um routinemäßige Wartungen, schnelle Reparaturen oder nachhaltiges Energiemanagement geht: Die bk Group AG unterstützt Kunden mit einer Rundum-Sorglos-Betreuung beim reibungslosen Betrieb ihrer Objekte – 24/7, flächendeckend und europaweit.

Die Herausforderung

Die bk Group AG hat in den letzten Jahren mehr als 2.500 Projekte erfolgreich für ihre Kunden umgesetzt und betreut heute 5.000 Filialen in ganz Europa. Die beiden Geschäftsbereiche der Unternehmensgruppe – die bk services GmbH und die bk Group AG  – sind dabei oft gleichzeitig für unterschiedliche Abteilungen und Standorte desselben Kunden tätig.

„Unser Ziel ist, immer einen vollständigen Überblick darüber zu haben, welche Projekte gerade bei unseren Kunden laufen – und wer mit welchem Ansprechpartner in Kontakt steht“, sagt Patricia Riegeler, European Sales Manager bei der bk Group. In der Vergangenheit war dies allerdings nicht ohne weiteres möglich, da Informationen oft in unterschiedlichen Systemen gespeichert waren. Recherche und interne Abstimmung nahmen teilweise viel Zeit in Anspruch.

„Wir suchten daher eine Möglichkeit, die verteilten Daten auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen und unseren Kundenbetreuern möglichst einfach zur Verfügung zu stellen“, so Patricia Riegeler.

Die Lösung

Bereits in der Vergangenheit hatte die bk Group AG individuelle Business-Anwendungen wie etwa ein zentrales Serviceportal von VINTIN dQnow entwickeln lassen. Daher setzte man auch bei diesem Projekt auf die Unterstützung der erfahrenen Digitalisierungsspezialisten. In den ersten Vorgesprächen wurde schnell deutlich, dass sich die Anforderungen der bk Group AG perfekt mit einem Low-Code-Ansatz auf Basis von Microsoft Power Apps umsetzen ließen.

Dieser Ansatz bot vor allem zwei Vorteile: Zum einen konnten damit der Entwicklungsaufwand und die Implementierungszeit minimiert werden. Power Apps ermöglicht es, individuelle Geschäftsanwendungen zu erstellen, ohne dafür klassischen Programmcode schreiben zu müssen. Zum anderen ist die Plattform nahtlos in die Microsoft 365-Welt integriert. Das vereinfacht das Zusammenspiel mit Diensten wie SharePoint, Teams, Outlook und Power BI.

Im ersten Schritt entwickelte VINTIN das Datenmodell für die geplante Anwendung. Gemeinsam mit den Verantwortlichen der bk Group AG legte man dabei fest, welche Daten erfasst werden sollen, wer darauf Zugriff erhält und was mit den Daten passieren soll. Anschließend wurden die vorhandenen Daten aus unterschiedlichen Quellen konsolidiert und an SharePoint übertragen.

Auf dieser Datenbasis erarbeiteten die Projektpartner dann das Design und die einzelnen Funktionen der App und setzten die Ideen mit Power Apps um. Schon nach wenigen Wochen konnten die ersten Anwender mit dem neuen Tool arbeiten. „Der CRM Hub, den wir mit VINTIN entwickelt haben, ist genau auf unsere Anforderungen zugeschnitten“, berichtet Patricia Riegeler. „Ich sehe beispielsweise alle meine anstehenden Projekte und den jeweiligen Status auf einen Blick. Mit den Filterfunktionen der App kann ich mir schnell beliebige Informationen anzeigen lassen – etwa alle Kunden, für die wir in einem Land tätig sind, oder auch alle Ansprechpartner eines bestimmten Unternehmens. Direkt aus der App heraus kann ich dann einen Teams-Call starten oder die Kontaktdaten in Outlook verwenden.“

Neben der intuitiven Bedienung schätzen die Anwender der bk Group AG heute besonders die flexiblen Zugriffsmöglichkeiten der neuen App. Der CRM Hub lässt sich nicht nur über den Web-Browser auf PCs und Laptops aufrufen, sondern kann auch als Icon in den Startbildschirm von Tablets und Smartphones integriert werden. Die Benutzeroberfläche passt sich dabei jeweils an die Displaygröße an und ist auch auf mobilen Geräten einfach nutzbar.

Die Umsetzung des CRM Hub – von der ersten Idee bis zur fertigen App – war innerhalb von drei Monaten abgeschlossen. Die bk Group AG konnte so sehr schnell die neue Anwendung nutzen, um die interne Zusammenarbeit zu optimieren und bessere Einblicke in die laufenden Kundenaktivitäten zu gewinnen.

„Das Tool erspart uns unter anderem sehr viele Nachfragen“, fasst Patricia Riegeler zusammen. „Wir wissen jederzeit, wann der letzte Kontakt mit einem Kunden stattgefunden hat und wo wir beispielsweise bei einem neuen Vertragsabschluss stehen.“
In einem gemeinsamen Workshop zeigte VINTIN dQnow den Verantwortlichen der bk Group AG zudem, wie sich die Daten des CRM Hub auch für weitere Auswertungen und Analysen nutzen lassen. Mit Hilfe von Microsoft Power BI kann das Unternehmen interaktive Berichte und Datenvisualisierungen erstellen und so aktuelle Trends bei den Kundenbeziehungen und bei der Geschäftsentwicklung sichtbar machen. Beispielsweise lässt sich damit ein Umsatz-Forecast für die nächsten Monate darstellen. „VINTIN hat uns hier wertvolle Impulse geliefert, die wir nun intern weiterverfolgen“, sagt Patricia Riegeler. „Die Kombination mit Power BI eröffnet uns ganz neue Möglichkeiten, unser Business durch datengestützte Entscheidungen voranzubringen.“

Die Vorteile

Die Umsetzung des CRM Hub – von der ersten Idee bis zur fertigen App – war innerhalb von drei Monaten abgeschlossen. Die bk Group AG konnte so sehr schnell die neue Anwendung nutzen, um die interne Zusammenarbeit zu optimieren und bessere Einblicke in die laufenden Kundenaktivitäten zu gewinnen.

„Das Tool erspart uns unter anderem sehr viele Nachfragen“, fasst Patricia Riegeler zusammen. „Wir wissen jederzeit, wann der letzte Kontakt mit einem Kunden stattgefunden hat und wo wir beispielsweise bei einem neuen Vertragsabschluss stehen.“
In einem gemeinsamen Workshop zeigte VINTIN dQnow den Verantwortlichen der bk Group AG zudem, wie sich die Daten des CRM Hub auch für weitere Auswertungen und Analysen nutzen lassen. Mit Hilfe von Microsoft Power BI kann das Unternehmen interaktive Berichte und Datenvisualisierungen erstellen und so aktuelle Trends bei den Kundenbeziehungen und bei der Geschäftsentwicklung sichtbar machen. Beispielsweise lässt sich damit ein Umsatz-Forecast für die nächsten Monate darstellen. „VINTIN hat uns hier wertvolle Impulse geliefert, die wir nun intern weiterverfolgen“, sagt Patricia Riegeler. „Die Kombination mit Power BI eröffnet uns ganz neue Möglichkeiten, unser Business durch datengestützte Entscheidungen voranzubringen.“

Kurz gesagt:

„Perfekten Service zu liefern, hat für uns oberste Priorität. Mit dem CRM Hub sind jetzt die wichtigsten Informationen zu unseren Kunden immer griffbereit – ob im Büro oder unterwegs. VINTIN hat damit unsere Idee sehr schnell in eine einfach nutzbare Lösung verwandelt.“

Patricia Riegeler, European Sales Manager, bk Group