Diakonie Baden

dQsuite: Collaborate

Diakonie Baden bündelt internes Know-how in einem neuen Wissensportal

Informationen leichter finden, bearbeiten und teilen: Das Diakonische Werk Baden hat mit Unterstützung von VINTIN ein internes Wissensportal für seine Beschäftigten aufgebaut. Die Plattform auf Basis von SharePoint Online vereinfacht die digitale Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg und hilft den Mitarbeiter*innen, sich schnell mit neuen Themen vertraut zu machen.  

Die Organisation

Das Diakonische Werk Baden ist einer der Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege und steht für den sozialen Dienst der Evangelischen Landeskirche in Baden. Zu dem eingetragenen Verein gehören fast 900 Mitgliedsinstitutionen und -dienste mit rund 37.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese Einrichtungen helfen Kranken und älteren Menschen, fördern und unterstützen Menschen mit Behinderungen, eröffnen Kindern und Jugendlichen Perspektiven und sind für Menschen da, die in materieller Not, ohne Wohnsitz oder auf der Flucht sind.

Die Diakonie Baden vertritt die Interessen ihrer Mitglieder gegenüber der Kommunal- und Landespolitik, den Sozialhilfeträgern, Pflegekassen und gegenüber der Öffentlichkeit. Der Wohlfahrtsverband berät seine Mitglieder in fachlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht, koordiniert Fort- und Weiterbildungen, fördert Innovationen und die Umsetzung zeitgemäßer Arbeitsformen.

Die Herausforderung

Das Aufgabenspektrum der Diakonie Baden ist vielfältig und anspruchsvoll. Der Verband legt daher großen Wert auf ein modernes Arbeitsumfeld, offene Kommunikationsstrukturen und die individuelle Weiterentwicklung der Beschäftigten. „Wir fördern die beruflichen und persönlichen Kompetenzen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wollen sie im Alltag so gut wie möglich unterstützen“, sagt Jasmin Kraetz, Referatsleiterin für Personal und Personalentwicklung. „Dazu gehört auch, ihnen alle benötigten Informationen für ihre Arbeit so einfach wie möglich zugänglich zu machen.“

Die Diakonie Baden hatte dafür schon vor Jahren ein Intranet mit zentraler Dokumentenablage aufgebaut. Alle Beschäftigten sollten hier Unterlagen wie etwa IT-Anleitungen, Formulare oder auch Präsentationsvorlagen abrufen können. Allerdings blieb die Nutzung hinter den Erwartungen zurück. Die Ordnerstruktur war für viele Anwender*innen zu unübersichtlich – zudem lieferte die Suchfunktion teilweise fehlerhafte Ergebnisse. Die Verantwortlichen des Verbands entschieden sich daher für einen neuen Anlauf.

Die Lösung

Gemeinsam mit dem IT-Partner VINTIN erarbeitete die Diakonie Baden ein Lösungskonzept für das geplante Wissensportal. Die Digitalisierungsspezialist*innen des Geschäftsbereichs VINTIN dQnow empfahlen dem Verband, die neue Plattform in SharePoint Online einzurichten. Mit der cloudbasierten Lösung musste sich die Diakonie Baden keine Gedanken über Server- und Storage-Ressourcen machen, sondern konnte sofort mit dem Aufbau des Portals beginnen.

In mehreren Workshops vermittelten die dQnow-Spezialist*innen die Grundlagen von SharePoint Online und gaben Tipps zur sinnvollen Strukturierung und Darstellung der Inhalte. „Wir haben zunächst gemeinsam die für uns relevanten inhaltlichen Kategorien definiert. Anschließend folgte eine Einführung in das Content Management mit SharePoint Online“, berichtet Sinah Haferkorn, die für die Projektumsetzung bei der Diakonie Baden verantwortlich war. In einer Testumgebung konnten sie und ihre Kolleg*innen dann sofort erste praktische Erfahrungen mit der Plattform sammeln.

Im nächsten Schritt wurden die vorhandenen Inhalte auf die neue Plattform migriert. Die Diakonie Baden nutzte die Gelegenheit, um jedes einzelne Dokument zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Zum Start wurden insgesamt mehr als 200 bestehende Dokumente in das neue Wissensportal eingepflegt. „Wir haben dabei jeden Artikel mit Tags versehen und ihn so den entsprechenden Kategorien zugewiesen“, erklärt Sinah Haferkorn. „Dadurch sind thematisch zusammenhängende Inhalte sehr viel einfacher auffindbar. Anwender*innen können nicht nur nach Schlagworten suchen, sondern auch nach Kategorien filtern. Mit einem Klick lassen sich dann beispielsweise alle Beiträge zu Microsoft Outlook anzeigen.“

Darüber hinaus legte das Projektteam eine ganze Reihe neuer Inhalte für das Wissensportal an. Einen Schwerpunkt bildeten dabei Videoanleitungen für Office-Anwendungen und Cloud Services wie Microsoft Teams und Zoom. „Gerade in der Zeit der Pandemie sind eine ganze Reihe neuer digitaler Dienste für Kommunikation und Teamwork hinzugekommen“, sagt Jasmin Kraetz. „In den kurzen Videos erklären wir unseren Beschäftigten, wie sie diese Tools optimal für ihre tägliche Arbeit nutzen. Damit entlasten wir auch ein Stück weit unsere IT-Abteilung und den Servicedesk.“

Während der Einrichtungsphase holten sich die Projektverantwortlichen immer wieder Rückmeldungen von Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Abteilungen. Dadurch stellte man von Anfang an sicher, dass die Bedienung des neuen Portals möglichst benutzerfreundlich ist und die Anwender*innen tatsächlich finden, wonach sie suchen.

Der Aufbau des Wissensportals ließ sich signifikant beschleunigen, da die dQnow Knowledge Base als technische Grundlage zum Einsatz kam. Diese Lösung basiert auf der Microsoft 365-Welt und richtet sich vor allem an Unternehmen und Organisationen, die Microsoft 365 bereits nutzen oder die Einführung planen. Dabei lassen sich vordefinierte Strukturen und Inhalte schnell in die jeweilige Kundenumgebung einfügen und unmittelbar nutzen. Nach rund drei Monaten wurde das neue Wissensportal dann schließlich für alle Anwender*innen freigegeben.

Die Vorteile

Die Resonanz der Beschäftigten auf das neue Wissensportal war von Anfang sehr positiv: „Die Kolleginnen und Kollegen erhalten bereits auf der Startseite einen guten Überblick über alle neuen Beiträge und sehen, welche Dokumente in der letzten Zeit am häufigsten angesehen wurden“, berichtet Sinah Haferkorn. „Über die Kategorien und die verbesserte Suchfunktion können sie dann schnell zu weiteren Ressourcen navigieren.“

Jeder Artikel ist mit einer Kommentarfunktion versehen – so haben die Beschäftigten stets die Möglichkeit, Fragen zu einzelnen Inhalten zu stellen. Die Autor*innen der jeweiligen Beiträge werden automatisch benachrichtigt und können sofort reagieren.

Sehr gut angenommen wurden von Anfang an die neuen Videoinhalte, die oft nur eine Minute lang sind und Wissen ganz kompakt und anschaulich vermitteln. Die Videofiles werden entweder direkt in SharePoint Online hochgeladen oder über die Plattform Microsoft Stream innerhalb der Kundenumgebung abgespielt. Mit Microsoft Stream lassen sich sogar automatische Beschriftungen generieren, damit die Videos einfacher über die Suchfunktion gefunden werden.

Seit dem Start des neuen Portals wächst das Angebot an Inhalten kontinuierlich. Ob Aufzeichnungen von internen Schulungen oder Präsentationen zu Themen wie Fundraising und Blended Learning: Die Plattform hilft den Beschäftigten der Diakonie Baden, ihr Wissen Schritt für Schritt zu erweitern. Und die Einsatzmöglichkeiten sind noch längst nicht ausgeschöpft. Derzeit denken die Projektverantwortlichen über ein abgestuftes Berechtigungskonzept nach. Der Zugang zu bestimmten Dokumenten könnte dann auf ausgewählte Benutzergruppen beschränkt werden – außerdem wäre es möglich, Inhalte auch mit Personen außerhalb der Organisation zu teilen.

Kurz gesagt:

„Die Arbeitswelt der Diakonie Baden wird immer digitaler. Mit unserem Wissensportal begleiten wir unsere Beschäftigten auf diesem Weg und helfen neuen Mitarbeiter*innen, sich schnell bei uns zurechtzufinden. VINTIN hat uns mit seiner Expertise den Weg zum Aufbau der neuen Plattform geebnet.“ 

Sinah Haferkorn und Jasmin Kraetz, Personal und Personalentwicklung, Diakonisches Werk Baden